+45 4499 6699

Book en Demo

Dansk Lovgivning

Hos Merkur Data har vi mange års erfaring med at sikre at lovgivning og etiske krav overholdes i forbindelse med voice recording, screen recording og databehandling.

Nedenfor findes en oversigt over lovmæssige krav ifht. recording og databehandling, som besvarer de mest almindelige spørgsmål angående virksomheders anvendelse heraf. Der findes dog undtagelser og lovkrav, som  varierer afhængigt af parametre såsom virksomhedstype og firmastørrelse så kontakt os gerne pr. mail eller telefon hvis I har spørgsmål til specifik lovgivning eller krav ifht. vores dataløsninger.

Voice Recording
En mundtlig aftale er ifølge dansk lovgivning lige så bindende som en skriftlig aftale. Derfor kan det være vigtigt at kunne dokumentere en mundtlig aftale ved eventuel uoverensstemmelse mellem to parter.

Det er lovligt at optage telefonsamtaler uden at oplyse en anden part om det – så længe personen, der optager opkaldet selv er en del af samtalen. Det er hensynsfuldt at oplyse om optagelsen på forhånd, men lovligt at undlade denne information.

Det er derimod ulovligt og strafbart at optage samtaler, hvor optager ikke selv er en deltagende part, idet optagelsen så anses for at være reel aflytning.

Det kan være relevant at afspille telefoniske optagelser som bevismateriale ved uoverensstemmelser ifht. aktiehandel, trusler el.lign. Optagelserne kan ofte fungere som bevismateriale i retssager hvis dommeren tillader det og vi råder til at der i første omgang skabes kontakt til en advokat, som kender specifikt til sådanne sager og som dermed kan sikre at optagelses-bevismateriale ikke affærdiges pga. krænkelse af privatlivets fred.

Modsat kan tilfælde opstå, hvor det er lovpligtigt at afspille optagelser for en tredjepart – såsom udtalelser eller trusler, der indikerer alvorlige konsekvenser hvis ex. politiet ikke underrettes.

Registrering af telefonnumre

Iflg. persondatalovens § 13, stk. 1, må offentlige myndigheder og private virksomheder m.v. ikke foretage automatisk registrering af, hvilke telefonnumre der er foretaget opkald til fra deres telefoner. Dog må registrering af opkaldte telefonnumre må finde sted, hvis Datatilsynet har givet en forudgående tilladelse – fx i tilfælde hvor ”afgørende hensyn til private eller offentlige interesser taler herfor”. Forbuddet omfatter ikke opkaldte telefaxnumre.

Forbuddet i § 13 omfatter udelukkende automatisk registrering. Bestemmelsen udelukker derfor ikke, at man i en offentlig myndighed, privat virksomhed m.v. foretager manuel registrering af opkaldte telefonnumre.

Forbuddet i § 13 omfatter ikke registrering af indgående opkald.

Bestemmelsen er desuden ikke til hinder for, at offentlige myndigheder, private virksomheder m.m. kun registrerer dele af et opkaldt telefonnummer. Det er et krav at minimum de to sidste cifre i et opkaldt telefonnummer på 8 cifre sløres/ maskeres/maskes. En vigtig forudsætning ved en sådan løsning er at slørings-udstyret installeres således at oplysningerne ikke kan gendannes. Hos Merkur Data er vores software opdateret og certificeret til at møde disse lovmæssige krav.

Må virksomheder dokumentere og gemme telefonsamtaler?

Virksomheder må dokumentere telefonsamtaler så længe medarbejderne på forhånd er informeret om telefonoptagelserne.

Det er ikke et krav at begge parter i samtalen er bekendt med at samtalen gemmes men arbejdsgivere må ikke gemme samtaler eller lytte på samtaler uden medarbejdernes viden medmindre der foreligger en dommerkendelse.

Der er ingen lovmæssige krav til behandling af selve indholdet af samtaler, hvilket stiller moralske og etiske krav til arbejdsgivere og virksomheder. Behandlingen og anvendelsen af optaget telefondata kan veksle alt efter virksomheders behov, men det er som udgangspunkt vigtigt at virksomheder skaber retningslinjer som følges og respekteres så både arbejdsgivere og medarbejdere føler sig trygge og respekterede. Hos Merkur Data hjælper vi gerne virksomheder med at konkretisere retningslinjer og forbehold ifht. behandling af optaget data.

Screen Recording

Screen recording kan være hensigtsmæssigt at anvende i forbindelse med voice recording, så man som virksomhed og/eller medarbejder kan danne sig tydeligt overblik over processer, fejl, kundeserviceniveau mm. som ellers ofte går tabt. Ved at anvende auditive optagelser sammen med visuel dokumentation kan vigtig information indfanges, kondenseres og analyseres således at  voice- og screen recording-redskaberne kan anvendes til at evaluere, optimere og dokumentere processer og salgsteknikker samt til at implementere coaching og personaletræning.

Det er lovligt for arbejdsgivere at registrere medarbejderes hjemmesidebesøg hvis der er mistanke om misbrug af internettet dog skal medarbejderne på forhånd – på en klar og utvetydig måde – være informeret om, at registreringen finder sted, og at registreringen eventuelt vil blive gennemset som led i en kontrol ved mistanke om brug af internettet i strid med arbejdspladsens retningslinier herom.

Registreringen og gennemgangen heraf skal være nødvendig for, at arbejdsgiveren kan forfølge berettigede interesser, og hensynet til de ansatte må ikke overstige disse interesser. Som eksempler på berettigede interesser kan nævnes: Tekniske og sikkerhedsmæssige hensyn og hensynet til kontrol af medarbejdernes brug af internettet.

Offentlige myndigheder skal oftest anmelde databehandlingen til datatilsynet inden påbegyndelsen, da screen recording af medarbejderes brug af internettet også kan omfatte oplysninger om tredjeparter af fortrolig karakter. Hvis en myndighed udelukkende anvender registreringer til systemmæssige formål – og ikke til kontrol af medarbejderne – skal der dog ikke ske anmeldelse til Datatilsynet.

Der er ikke krav om anmeldelse til datatilsynet ved private virksomheders registrering og kontrol af medarbejdernes internetbrug.

Oplysninger om, hvilke hjemmesider en person har besøgt på internettet, betragtes som almindelige ikke-følsomme oplysninger og behandling af sådanne oplysninger skal vurderes efter reglerne i lovens § 6, stk. 1, nr. 1-7.

E-mails:

Iflg. datatilsynet er en virksomheds sikkerhedskopiering af medarbejdernes e-mails samt gennemgang heraf ved mistanke om misbrug af e-mailsystemet ikke i strid med persondataloven så længe følgende betingelser er opfyldt:

Sikkerhedskopieringen af e-mails og en eventuel gennemgang af en medarbejders e-mails må kun ske, hvis det er nødvendigt for, at arbejdsgiveren kan forfølge berettigede interesser, og hensynet til den ansatte ikke overstiger disse interesser. De berettigede interesser kan f.eks. være hensynet til drift, sikkerhed, gen-etablering og dokumentation samt hensynet til kontrol af medarbejderes brug.

Medarbejderne skal på forhånd – på en klar og utvetydig måde – være informeret om sikkerhedskopieringen og den eventuelle gennemgang af den enkelte medarbejders e-mails.

Ved en gennemgang af en medarbejders e-mails må arbejdsgiveren ikke læse medarbejderens private e-mails.

For mere information samt opdaterede afgørelser og lovkrav kan datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk besøges ligesom vi hos Merkur Data står tilrådighed ved spørgsmål om lovgivning og implementring ifht. vores løsninger.